Inkoop van circulaire matrassen
Als inkoper kun je de circulariteit van matrassen op verschillende manieren bevorderen. Hier zetten wij de verschillende mogelijkheden uiteen.
Wat is de inkoop van circulaire matrassen?
Als inkoper kun je de circulariteit van matrassen op verschillende manieren bevorderen. Hier zetten wij de verschillende mogelijkheden uiteen.
Hoe kan het inkopen van een matras als dienst de circulariteit van matrassen bevorderen?
Als inkoper kun je ervoor kiezen om matrassen als product in te kopen. Maar je kunt ook kiezen voor 'product as a service' (PAAS). Je koopt het matras dan niet in als product, maar als dienst. De leverancier van die dienst is dan verantwoordelijk voor de levering van het matras, én voor de reparatie en de vervanging ervan. Daarnaast kun je de producent/leverancier verplichten om het matras aan het einde van de levensduur weer in te nemen.
Door matrassen in te kopen als dienst, blijft één bedrijf verantwoordelijk voor het matras gedurende de gehele levenscyclus van dat matras. Als het matras weer wordt ingeleverd bij de producent/leverancier, kan die het matras vernieuwen en opnieuw op de markt plaatsen of het recyclen tot nieuw matras. Zie Matrassen inkopen als dienst - Product as a Service.
Als je het matras niet als dienst kan of wil inkopen, kun je ook kiezen voor 'inkopen als product met terugnamegarantie'. In dat geval neem je in bijvoorbeeld de koopovereenkomst op dat de producent het matras aan het einde van de levensfase weer inneemt. Zie Terugnamegarantie voor matrassen.
Welke voorwaarden kun je in de opdracht opnemen?
In de opdracht kun je verschillende voorwaarden opnemen die de circulariteit van matrassen bevorderen:
Technische dan wel functionele eisen
Vooraf kun je een programma van eisen opstellen waarin je precies kunt specificeren waaraan het matras moet voldoen. Een inschrijving die niet aan de eisen voldoet, komt sowieso niet in aanmerking. Een technische eis kan zijn dat de verschillende onderdelen van een matras niet met elkaar verlijmd mogen zijn. Als een matras uit losse onderdelen bestaat, draagt dit bij aan de circulariteit van het matras. Zie Stimuleer de circulariteit van matrassen met technische specificaties.
Geschiktheidseisen
Geschiktheidseisen zijn de eisen waar de inschrijver aan moet voldoen. Deze eisen kun je opnemen in het programma van eisen. Als je in de opdracht bepaalde circulaire technieken verwerkt wil zien, kun je eisen dat de inschrijver die technieken beheerst. De geschiktheidseisen mogen gaan over:
- financiële en economische draagkracht;
- technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid; of
- beroepsbevoegdheid.
Zie Circulariteit verwerken in geschiktheidseisen.
Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden
Bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zijn voorwaarden die niet onder technische of functionele specificaties vallen, maar gaan om hoe het product of de opdracht tot stand komt. Je kunt bijvoorbeeld eisen dat de uitvoerder beschikt over of toegang heeft tot een bepaald recyclingsysteem. Ook kun je de uitvoerder vragen op een bepaalde manier over de circulariteit van de gebruikte materialen te rapporteren. Denk hierbij aan een Zie Circulariteit verwerken in de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden.
Subgunningscriteria
Tot slot moet het beoordelingskader voor de tender worden vastgesteld: de gunningscriteria. Voor het bepalen van de gunningscriteria kun je kijken naar de Aanbestedingswet, die drie soorten gunningscriteria kent:
- BPKV (beste prijs-kwaliteitsverhouding);
- laagste prijs; en
- laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit.
Als je voor het gunningscriterium BPKV kiest, moet je specificeren waaruit de ‘kwaliteit’ van een inschrijving bestaat: de subgunningscriteria. Je kunt de opdracht zo formuleren dat verschillende circulaire kenmerken van invloed zijn bij bepaling van de kwaliteit. Hierbij kun je onder andere denken aan levenscycluskosten, mate van demontabiliteit, herbruikbaarheid van materialen. Zie Circulariteit uitvragen via subgunningscriteria.
Uit de praktijk
- De Dienst Justitiële Inrichtingen heeft in 2022 een opdracht uitgezet voor de levering van grondstoffen ten behoeve van de productie van matrassen. Op de website van TenderNed is over deze opdracht meer te vinden. Als circulaire eis heeft DJI een levensduurgarantie opgenomen, zie hierover het Programma van Eisen en het Programma van Wensen ten aanzien van perceel 1.
- Voorbeelden voor (technische) eisen zijn te vinden via de tool maatschappelijk verantwoord inkopen van het Rijk.
- De Rijksoverheid heeft bijvoorbeeld voor bedrijfskleding een criterium opgesteld. Er wordt een hogere waardering toegekend aan een beter ontwerp voor circulariteit. Bekijk het voorbeeld op de site over maatschappelijk verantwoord inkopen.
- Voorbeelden voor bijzondere uitvoeringsvoorwaarden zijn te vinden via de tool maatschappelijk verantwoord inkopen van het Rijk.
- De Rijksoverheid heeft bijvoorbeeld voor kantoorartikelen een criterium opgesteld. Er wordt een hogere waardering toegekend aan een beter plan voor de circulaire economie. Dit wordt onder andere beoordeeld aan de hand van de visie op het grondstofgebruik. Bekijk het voorbeeld.
- Op de website ikwilcirculairinkopen.nl is een voorbeeld gepubliceerd van een (circulaire) visie en strategie ten aanzien van kantoorinrichting. De visie is uitgewerkt volgens de hiërarchie van de R-ladder.
- Kijk ook naar Inzicht in inkoop – waarin CircuLaw de aanpak van twee organisaties vergelijkt.
Voorwaarden
Alle voorwaarden die je stelt, moeten direct verband houden met het onderwerp van de opdracht. Voor technische eisen gelden aanvullende beperkingen:
- Een technische specificatie in de aanbesteding opnemen heeft alleen zin als meerdere bedrijven aan de eis kunnen voldoen. Wanneer het gaat om innovatieve oplossingen, kan het aantal partijen in de markt dat die oplossing biedt, beperkt zijn. Het is dan onverstandig en onevenredig om zo’n eis op te nemen. In dat geval is een subgunningscriterium een beter alternatief.
- Als de specificatie naar een bepaalde norm verwijst, moet deze gepaard gaan met de woorden ‘of gelijkwaardig’. Als een inschrijver bijvoorbeeld niet beschikt over het specifieke keurmerk waarom gevraagd wordt, maar wel een ander, vergelijkbaar certificaat heeft, kan hij dit in plaats daarvan aanwenden. Zo kunnen ook partijen met een gelijkwaardige oplossing zich inschrijven;
- Een technische specificatie mag niet verwijzen naar een product, merk, octrooi of type waardoor een bepaald bedrijf bevoordeeld of uitgesloten wordt. Wanneer een opdracht daar specifiek om vraagt, geldt een uitzondering.
Via welke procedure kun je aan de circulariteit van matrassen bijdragen?
Als inkoper, kun je uit verschillende inkoopprocedures kiezen. Drie van deze procedures kunnen worden ingezet ter bevordering van de circulariteit van matrassen:
- De procedure van de concurrentiegerichte dialoog;
- De mededingingsprocedure met onderhandeling; en
- Het innovatiepartnerschap
De concurrentiegerichte dialoog
De concurrentiegerichte dialoog biedt uitkomst bij behoefte aan een innovatieve oplossing. Je kan in gesprek gaan met deelnemers van de aanbestedingsprocedure om te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan de behoeften van de aanbestedende dienst te voldoen. Zie Procedure van de concurrentiegerichte dialoog.
De mededingingsprocedure met onderhandeling
De mededingingsprocedure met onderhandeling biedt uitkomst bij behoefte aan een innovatieve oplossing waar nog geen ontwikkeltraject voor loopt, maar die wel goed valt te specificeren. Je mag onderhandelen met deelnemers van de aanbestedingsprocedure over verschillende aspecten van een opdracht. Dat maakt het mogelijk de aanbieder te vinden die het best in staat is om - tegen de beste prijs - de gewenste innovatie te realiseren. Zie Mededingingsprocedure met onderhandeling.
Een innovatiepartnerschap
Een innovatiepartnerschap staat je toe om vroeg in het innovatieproces met een of meerdere marktpartijen samen te werken en gezamenlijk de richting en inhoud van de innovatieve oplossingen te bepalen. Vooraf spreek je af onder welke voorwaarden de innovatie ontwikkeld wordt en hoe de intellectuele eigendom geregeld wordt. De aanbesteder is bij succesvolle ontwikkeling verplicht het resultaat af te nemen. Zie Stimuleer de circulariteit van matrassen met een innovatiepartnerschap.
Voorwaarden
Voor alle procedures geldt dat deze altijd in verhouding moeten staan tot de opdracht. Deze procedures vergen in vergelijking met de openbare of niet-openbare procedure meer inspanning van zowel de aanbestedende dienst als de marktpartijen. De doorlooptijd van de procedures is langer, er moet meer overleg plaats vinden en er moet uitgebreid en gedegen verslag worden gedaan. De hogere transactiekosten die hieruit voortvloeien kunnen disproportioneel zijn (Gids Proportionaliteit 2022, p. 33). Raadpleeg een gespecialiseerde inkoopspecialist om zeker te weten of een van deze procedures voor jou een mogelijkheid is. Inkoopspecialisten kunnen inschatten wat er beschikbaar is op de markt en zij weten welke eisen verder aan het matras gesteld kunnen worden.
Juridische toelichting
Dit volgt uit Deel 2 en Deel 2a van de Aanbestedingswet 2012.
| Rechtsgebied | Privaatrecht > Aanbesteding |
| Citeertitel | Aanbestedingswet 2012 |
| Artikel | 2.1 |
| Geldig vanaf | Invalid Date |